Handbuch – FestPilot

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Warum FestPilot anders ist

Der Unterschied zu klassischen Kassensystemen

FestPilot wurde nicht für den täglichen Gastronomiebetrieb mit geschultem Fachpersonal entwickelt, sondern für das Vereinsfest: ein oder wenige Male im Jahr, mit ehrenamtlichen Helfer:innen, die oft zum ersten Mal an einer Kasse stehen. Der größte Unterschied zu klassischen Kassen- und Bestellsystemen liegt deshalb nicht in einer einzelnen Funktion, sondern darin, wie wenig Technik, Verkabelung und Vorbereitung am Festgelände selbst überhaupt nötig sind.

Kein Bondrucker im Küchenbetrieb nötig

Klassische Kassensysteme drucken für jede Bestellung einen Papierzettel aus, den jemand in der Küche abreißen, sortieren, an die richtige Station weiterreichen und irgendwann wieder entsorgen muss. Das bringt bekannte Probleme mit sich: die Papierrolle geht mitten im größten Ansturm zur Neige, der Drucker staut oder druckt unleserlich, ein Zettel fällt herunter oder geht in der Hektik schlicht verloren. Bei FestPilot fällt dieser gesamte Schritt weg: Eine Bestellung, die der Kellner am Tisch eintippt, erscheint im selben Moment digital im Küchen-Terminal – live, übersichtlich nach Station gruppiert und für alle an dieser Station sichtbar, nicht nur für die eine Person, die den Zettel gerade in der Hand hält. Ein Bondrucker kann trotzdem optional angeschlossen werden, etwa um dem Gast einen Zahlungsbeleg mitzugeben, für den eigentlichen Ablauf von der Bestellung bis zur Auslieferung wird er aber an keiner Stelle benötigt.

Jede Rolle hat ihre eigene App am eigenen Gerät

Statt eines einzigen, fix montierten Kassenterminals mit teurer Spezial-Hardware arbeitet bei FestPilot jede Person mit einem ganz gewöhnlichen Smartphone oder Tablet – dem eigenen oder einem vom Verein bereitgestellten. Der Kellner nimmt die Bestellung direkt am Tisch auf, die Küche sieht sie live am Terminal, und der Träger sieht am eigenen Handy, welches Tablett als Nächstes zu welchem Tisch zu bringen ist. Vom Aufnehmen der Bestellung über das Küchenmanagement bis zur Auslieferung ist damit jeder einzelne Schritt digital abgebildet und läuft über eine App am Handy statt über Zuruf quer durch die Küche oder handschriftliche Zettel, die zwischen den Stationen hin- und hergetragen werden. Jede App lässt sich zudem mit einem Klick wie eine normale App am Startbildschirm installieren – ganz ohne App Store, ohne Lizenzgebühr pro Gerät und ohne Vorgaben an ein bestimmtes Fabrikat. Jedes halbwegs aktuelle Smartphone oder Tablet mit Chrome oder Safari genügt.

Eine Person, mehrere Rollen – ohne erneutes Anmelden wechseln

Bei einem kleinen Verein übernehmen oft dieselben paar Leute mehrere Aufgaben an einem Abend – wer in der ruhigeren ersten Stunde noch bedient, hilft später vielleicht spontan in der Küche aus oder springt als Träger ein, wenn gerade Not am Mann ist. FestPilot bildet das direkt ab: Ein Benutzerkonto kann mehrere Rollen gleichzeitig zugewiesen bekommen, statt für jede Rolle ein eigenes Konto mit eigener PIN anlegen zu müssen. Hat ein Benutzer mehr als eine Rolle, erscheint direkt nach der PIN-Eingabe eine Auswahl, mit welcher Rolle er gerade starten möchte.

Während des laufenden Betriebs lässt sich die aktive Rolle jederzeit wechseln, ohne sich neu anzumelden: Ein kleiner Ziehgriff oben am Bildschirmrand öffnet – ähnlich wie der Konto-Wechsel bei einem Android-Handy per Wisch-Geste nach unten – eine Übersicht aller zugewiesenen Rollen. Ein Fingertipp genügt, und die App springt sofort zur gewählten Rolle, ganz ohne erneute PIN-Eingabe und ohne dass zwischendurch eine bereits ausgewählte Veranstaltung erneut bestätigt werden müsste. Dieser Wechsel funktioniert einheitlich in jeder App – Admin-Bereich, Küchen-Terminal, Träger-App, Auswertung und Kellner-App –, sodass zum Beispiel ein Admin bei starkem Andrang kurz in die Kellner-App wechseln und danach mit einem Fingertipp wieder zurück in die Verwaltung springen kann.

Keine Admin-Software, die am Festgelände installiert werden muss

FestPilot läuft zentral online statt auf einem Rechner, der eigens am Festgelände aufgestellt und konfiguriert werden müsste. Das bedeutet konkret: Produkte, Preise, Tische, Bereiche und Benutzer lassen sich schon Wochen vor dem Fest in aller Ruhe von zuhause, aus dem Büro oder dem Vereinslokal aus einrichten – wer die Verwaltung übernimmt, muss dafür kein einziges Mal selbst am Festgelände gewesen sein. Am Tag des Fests selbst muss niemand einen Server aufstellen, eine Kassensoftware auf einem eigens dafür mitgebrachten PC installieren oder ein Netzwerk zwischen Kasse, Küche und Ausschank verkabeln. Es braucht lediglich Geräte mit einem aktuellen Browser und eine Internetverbindung vor Ort, etwa über das vereinseigene WLAN oder mobile Daten – alles Weitere übernimmt FestPilot zentral im Hintergrund.

Weniger Technik, weniger Fehlerquellen

Jedes zusätzliche Kabel, jeder zusätzliche Drucker und jeder lokal installierte Server ist auch eine zusätzliche Sache, die am Festabend ausfallen kann – meist genau dann, wenn am meisten Betrieb herrscht. Weil FestPilot ohne fix verkabelte Spezial-Hardware, ohne lokale Serverwartung und ohne Drucker-Treiber auskommt, gibt es entsprechend weniger Stellen, an denen überhaupt etwas schiefgehen kann. Ein liegen gelassenes oder leer gewordenes Akku-Handy lässt sich zudem in Sekunden gegen ein Ersatzgerät tauschen, ohne dass dafür irgendetwas neu konfiguriert werden müsste – einfach mit demselben Konto neu anmelden, und es geht sofort weiter.

Sofort einsatzbereit, ganz ohne Schulung

Da jede App bewusst auf das Nötigste reduziert ist – große Flächen, wenige Klicks, PIN statt kompliziertem Passwort – können auch Helfer:innen, die nur bei diesem einen Fest kurzfristig aushelfen, ohne Einschulung sofort loslegen. Ein neuer Kellner oder Träger ist typischerweise innerhalb weniger Minuten startklar, ohne dass jemand eigens Zeit für eine Kassenschulung einplanen müsste – ein spürbarer Unterschied zu klassischen Kassensystemen, bei denen allein das Erlernen der Tastenkombinationen für neue Helfer:innen eine echte Hürde sein kann.

Daten sind sicher und jederzeit abrufbar

Weil alle Bestell-, Zahlungs- und Auswertungsdaten zentral gespeichert werden statt nur auf einem einzelnen Gerät oder einer lokalen Kasse am Festgelände, geht bei einem verlorenen, kaputten oder gestohlenen Tablet nichts an Geschäftsdaten verloren – lediglich das Gerät selbst muss ersetzt werden. Die Auswertung nach dem Fest steht außerdem sofort zur Verfügung und bleibt dauerhaft abrufbar, unabhängig davon, ob die am Fest verwendeten Geräte überhaupt noch vorhanden oder eingeschaltet sind.

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Kellner-App

Installierbare Web-App · für Kellner:innen

Das zentrale Werkzeug am Tisch: Bestellung aufnehmen, Rechnung erstellen, kassieren. Ersetzt den klassischen Bon-Block vollständig – jede Bestellung geht sofort digital in die Küche, ganz ohne Zettel oder Handschrift, die später niemand mehr entziffern kann. Läuft im Browser oder installiert wie eine eigene App – auch ohne durchgehende Internetverbindung.

Ersetzt den Bon-Block komplett

Bisher musste eine Bestellung meist doppelt von Hand auf einen Bon-Block geschrieben werden – ein Durchschlag für die Küche, einer für die Abrechnung –, per Fuß zur richtigen Station getragen und dort im besten Fall auch noch entziffert werden. Bei FestPilot wird die Bestellung genau einmal am Tisch eingetippt und ist im selben Moment überall dort sichtbar, wo sie gebraucht wird: am Küchen-Terminal, in der Rechnung und später in der Auswertung. Es gibt keine Handschrift, die falsch gelesen werden kann, keinen Zettel, der im Wind vom Tisch weht, und keine Verzögerung durch den Weg zur Küche.

Schnelle Anmeldung ohne Passwort

Der Kellner tippt zuerst den Kurznamen des Mandanten (also des Vereins bzw. der Veranstaltung) ein. Das System prüft, ob dieser Mandant existiert, und zeigt danach eine Auswahlliste mit allen dort angelegten Benutzern. Nach Auswahl des eigenen Namens genügt eine kurze, nur für diesen Mandanten gültige PIN statt eines vollständigen Passworts – auf einem Tablet mit Handschuhen oder feuchten Händen deutlich schneller einzugeben als ein langes Passwort mit Groß- und Kleinschreibung. Wurde versehentlich der falsche Mandant gewählt, führt ein Zurück-Button ohne Neuladen der Seite wieder zur Mandanten-Eingabe. Der gesamte Anmeldevorgang dauert damit in der Praxis selten länger als zehn Sekunden, und ein Helfer, der die App noch nie gesehen hat, kann innerhalb einer Minute die erste Bestellung aufnehmen.

Sind für den gewählten Mandanten mehrere Veranstaltungen gleichzeitig aktiv, wählt der Kellner im letzten Schritt die passende aus. Gibt es nur eine aktive Veranstaltung, wird dieser Schritt automatisch übersprungen, damit auch bei nur einer einzigen Veranstaltung kein unnötiger Klick anfällt.

Tische-Übersicht nach Bereich

Tische sind einem Bereich zugeordnet (z. B. Innenraum, Terrasse, Zelt) und werden in der App als Reiter zum schnellen Umschalten angezeigt. Ist ein Kellner für mehrere Bereiche gleichzeitig zuständig, etwa Innenraum und Terrasse an einem ruhigeren Nachmittag, wechselt er einfach per Fingertipp den Reiter, ohne sich neu anmelden oder eine andere Ansicht suchen zu müssen. Jeder Tisch erscheint als Kachel mit Nummer, optionaler Bezeichnung, Sitzplatzkapazität und einer Statusfarbe: grün für frei, orange für besetzt. Die Kapazität ist dabei eine reine Orientierungshilfe und kein hartes Limit – falls doch einmal mehr Gäste an einem Tisch Platz nehmen, verhindert das System keine Bestellung. Tische, an denen Markerl oder Wertmarken verkauft werden, tragen zusätzlich ein Ticket-Symbol, damit sie sich schon auf den ersten Blick vom normalen Tischservice unterscheiden lassen.

Bestellung mit Kategorien und Mengen

Produkte sind nach Kategorie gruppiert (z. B. Getränke, Speisen, Kaffee & Kuchen) und werden per Antippen dem Warenkorb hinzugefügt; die Menge lässt sich direkt danach mit + und – anpassen, ohne das Produkt erneut suchen zu müssen. Selbst bei einer großen Speise- und Getränkekarte mit über hundert Produkten bedeutet die Kategorie-Gliederung in der Praxis meist nur ein bis zwei Fingertipps, bis das gesuchte Produkt gefunden ist – statt einer einzigen, unübersichtlich langen Liste zum Durchscrollen unter Zeitdruck. Zu jedem Produkt können im Admin-Bereich vorab Standardnotizen hinterlegt werden (z. B. „ohne Zwiebel“, „extra scharf“), die dann als Schnellauswahl-Chips erscheinen, statt dass der Kellner sie jedes Mal neu eintippen muss. Freitext bleibt für alles, was nicht als Schnellauswahl vorbereitet wurde, zusätzlich jederzeit möglich.

Notiz-Fenster – konfigurierbar statt aufdringlich

Wie oft das Notiz-Fenster beim Antippen eines Produkts automatisch aufgeht, lässt sich pro Veranstalter in den Einstellungen festlegen: Immer (bei jedem Produkt), NurMitSchnellauswahl (nur wenn für dieses Produkt tatsächlich Standardnotizen hinterlegt sind – der sinnvolle Standard) oder Nie (nie automatisch). Diese Einstellung ist bewusst vorhanden, weil sich Vereine hier stark unterscheiden: Ein Verein mit vielen individuellen Sonderwünschen möchte bei jedem Produkt nachfragen, ein Getränkestand mit rein standardisiertem Sortiment möchte davon gar nicht erst unterbrochen werden. Unabhängig von dieser Einstellung öffnet ein etwas längerer Fingerdruck (rund eine halbe Sekunde) das Notiz-Fenster in jedem Modus zusätzlich manuell, falls doch einmal spontan eine Anmerkung nötig ist – zum Beispiel wenn ein Gast im letzten Moment noch eine Allergie erwähnt.

Warenkorb-Vorschau mit Markerl-Aufteilung

Bei einem Markerlverkauf-Tisch berechnet die App schon im Warenkorb – also noch bevor die Bestellung überhaupt abgeschickt wird – wie viele Marken welcher hinterlegten Farbe auszugeben sind. Jede Farbe steht dabei für einen festen Preis; verkauft der Kellner z. B. drei Marken zu 5 € und zwei zu 10 €, zeigt die Vorschau sofort „3× Farbe A, 2× Farbe B“, statt dass nach der Zahlung erst mühsam von Hand nachgerechnet werden muss, wie viele Marken welcher Farbe dem Käufer in die Hand gedrückt werden sollen. Das reduziert nicht nur Zählfehler, sondern beschleunigt auch den Verkauf an stark frequentierten Marken-Verkaufsständen deutlich.

Rechnung mit allen offenen Positionen

Die Rechnungsansicht eines Tisches zeigt alle noch unbezahlten Positionen – unabhängig davon, ob sie bereits in der Küche zubereitet oder sogar schon vom Träger ausgeliefert wurden. Die Bezahlung ist bewusst vollständig vom Küchen-Workflow getrennt: Eine Position kann längst am Tisch stehen und trotzdem noch offen sein, das ist normal und kein Fehlerzustand. Diese Trennung erlaubt es zum Beispiel, dass ein Tisch erst nach und nach im Laufe des Abends mehrmals nachbestellt, dabei aber jederzeit sofort essen und trinken kann, während erst am Ende gesammelt oder auch zwischendurch schon einmal teilweise abgerechnet wird.

Teil- oder Vollzahlung, auch stückweise

Standardmäßig lässt sich die gesamte offene Rechnung mit einem Klick kassieren. Genauso lassen sich aber auch nur einzelne Positionen anhaken und separat abrechnen – praktisch, wenn ein Tisch getrennt zahlen möchte, etwa eine größere Gruppe, in der jeder für sich selbst bezahlt. Bei einer Position mit Menge über eins (z. B. „3× Bier“) kann sogar nur ein Teil der Menge herausgelöst und einzeln kassiert werden, der Rest bleibt als eigene, weiterhin offene Position bestehen – etwa wenn zwei der drei Biere von einer Person und das dritte von einer anderen bezahlt werden.

Offline-fähig mit automatischer Nachsendung

Bricht die Internetverbindung kurz ab, zum Beispiel weil an einem stark ausgelasteten Festgelände viele Geräte gleichzeitig im selben WLAN hängen, blockiert das die App nicht: Neue Bestellungen werden zunächst nur lokal auf dem Gerät gespeichert und dabei klar als „noch nicht gesendet“ gekennzeichnet, sodass der Kellner jederzeit sieht, welche Bestellung noch aussteht. Sobald wieder eine Verbindung besteht, überträgt die App sie automatisch im Hintergrund – ohne dass der Kellner selbst etwas erneut eingeben, nachschauen oder bestätigen muss. Wie viele Bestellungen maximal offline zwischengespeichert werden können, ist über eine Einstellung begrenzbar, damit auch bei einem länger andauernden Ausfall kein unkontrolliert großer Rückstand entsteht.

Installierbar ohne App Store

Über einen „App installieren“-Button richtet sich die Kellner-App direkt am Startbildschirm des Telefons oder Tablets ein und startet danach im Vollbild ohne Browser-Adressleiste – optisch nicht von einer klassischen, aus dem App Store geladenen App zu unterscheiden. Auf Android/Chrome geschieht das per Tastendruck, auf iPhones über den systemeigenen „Zum Home-Bildschirm“-Weg, zu dem die App bei Bedarf anleitet. Das bedeutet gleichzeitig: Es fällt keine Freigabe durch einen App Store an, es müssen keine Lizenzen pro installiertem Gerät erworben werden, und ein Update steht sofort für alle zur Verfügung, sobald es zentral veröffentlicht wird – niemand muss manuell etwas aktualisieren.

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Küchen-Terminal

Installierbare Web-App · für Küche, Ausschank & jede Station

Zeigt jeder Station live, was zu tun ist – von der neuen Bestellung bis zur Übergabe ans Tablett. Ersetzt den Bon-Drucker in der Küche vollständig durch eine digitale, jederzeit aktuelle Ansicht.

Küchen-Terminal: Eingehend, In Vorbereitung und Ausgegeben

Ersetzt den Bon-Drucker in der Küche

Statt dass ein Drucker in der Küche fortlaufend Papierzettel ausspuckt, die dort sortiert, abgehängt oder abgearbeitet werden müssen, sieht jede Station am Terminal-Tablet in Echtzeit genau das, was gerade zu tun ist. Fällt einmal kurz das WLAN aus, geht dadurch keine Bestellung verloren wie ein Zettel, der herunterfällt – sobald die Verbindung zurückkommt, ist der aktuelle Stand sofort wieder vollständig sichtbar. Mehrere Terminal-Tablets an verschiedenen Stationen (z. B. Küche und Ausschank getrennt) zeigen dabei alle denselben, live synchronisierten Datenbestand, ganz ohne dass Zettel zwischen den Stationen hin- und hergereicht werden müssten.

Drei Spalten für den kompletten Zubereitungsweg

Jede Position durchläuft sichtbar drei Stationen: Eingehend zeigt frisch eingegangene, noch unbearbeitete Bestellungen, sortiert nach Eingangszeit, sodass immer zuerst die ältesten Bestellungen ins Auge fallen. In Vorbereitung zeigt Positionen, die bereits einem Tablett zugeordnet wurden und gerade zusammengestellt werden. Ausgegeben zeigt fertig gepackte Tabletts, die zur Abholung bereitstehen oder schon unterwegs zum Tisch sind. Eine Position gilt schon dann als „erledigt“ im Sinne der Produktionsübersicht, sobald sie in „In Vorbereitung“ wandert – nicht erst, wenn sie tatsächlich ausgegeben wurde. Diese drei Spalten sind absichtlich immer alle gleichzeitig sichtbar, damit eine Station jederzeit den kompletten Ablauf im Blick hat, statt zwischen mehreren Ansichten hin- und herwechseln zu müssen.

Kategorie-Filter wirkt auf die ganze Ansicht

Oben steht eine Filterleiste mit „Alle“ plus jeder im Admin-Bereich angelegten Produktkategorie. Wählt eine Küchenstation z. B. „Ausschank“, reduziert sich nicht nur die Liste der Bestellungen, sondern auch die Auswahl der angezeigten Tabletts auf genau die dieser Station zugeordneten – ein Ausschank-Terminal sieht damit gar nicht erst Kaffee-und-Kuchen-Tabletts und wird nicht durch für diese Station irrelevante Informationen abgelenkt. Der Filter wird direkt an den Server übergeben, damit auch die Liste der zuletzt ausgegebenen Tabletts korrekt nach Kategorie gefiltert bleibt und nicht durch eine interne Mengenbegrenzung (etwa eine serverseitige Obergrenze der zuletzt geladenen Einträge) verfälscht wird – ein Detail, das bei einer rein clientseitigen Filterung sonst leicht zu falschen, unvollständigen Ergebnissen führen könnte.

Produktfilter für gezielte Suche

Zusätzlich zur Kategorie lässt sich nach einzelnen Produktnamen filtern, etwa um schnell zu sehen, wie viele „Radler 0,5l“ gerade insgesamt noch offen sind, ohne dafür die gesamte Liste manuell durchsuchen zu müssen. Wird das letzte offene Exemplar eines gefilterten Produkts komplett auf ein Tablett gebucht, setzt sich der Filter automatisch zurück, statt eine leere, scheinbar fehlerhafte Liste stehen zu lassen und damit Verwirrung zu stiften.

Drei Wege, etwas aufs Tablett zu buchen

Eine einzelne Position lässt sich per Antippen sofort einem Tablett zuordnen. Der Button „Aufs Tablett“ bucht eine ganze Bestellung (alle Positionen eines Tisches) auf einmal, was bei einer Standard-Bestellung ohne Besonderheiten der schnellste Weg ist. Und bei einer Menge über eins gibt es zusätzlich einen „1→“-Button, um gezielt nur ein Stück abzutrennen und aufs Tablett zu legen – der Rest bleibt in „Eingehend“ stehen, bis er ebenfalls fertig ist. Diese Flexibilität ist wichtig, wenn zum Beispiel ein Getränk sofort verfügbar ist, eine Speise aber erst noch zubereitet werden muss und deshalb getrennt vom Rest der Bestellung ausgeliefert werden soll.

Tablett bereitstellen fasst alles zu einer Charge zusammen

Sobald ein Tablett fertig gepackt ist, fasst ein Klick auf „Tablett bereitstellen“ alle aktuell darauf liegenden Positionen zu einer gemeinsamen Übergabe-Charge mit einheitlichem Zeitstempel zusammen. Genau diese Charge erscheint danach als ein zusammenhängendes Paket im Träger-Bereich – der Träger holt also immer ein ganzes Tablett mit allem, was darauf liegt, ab, statt Positionen einzeln zusammensuchen zu müssen.

Auslieferstatus direkt sichtbar

In der Spalte „Ausgegeben“ ist jeder Block zusätzlich farblich markiert: grün mit Uhrzeit „Ausgeliefert um …“, sobald der Träger das Tablett tatsächlich am Tisch abgegeben hat, oder gelb „Noch unterwegs zum Tisch“, solange es erst bereitgestellt, aber noch nicht von einem Träger übernommen bzw. zugestellt wurde. Damit sieht die Küche auf einen Blick, ob ein fertiges Tablett tatsächlich schon beim Gast angekommen ist, ohne dafür beim Träger nachfragen oder selbst hinterherlaufen zu müssen.

Eigenständig installierbar, immer aktuelle Daten

Das Terminal lässt sich unabhängig von den übrigen Apps als eigene App auf dem Küchen-Tablet installieren, mit eigenem Icon und Namen, sodass es sich auf einem gemeinsam genutzten Gerät klar von der Kellner- oder Träger-App unterscheiden lässt. Die dahinterliegende Technik ist bewusst so gebaut, dass sie neue Daten immer zuerst über das Netzwerk holt und nur bei einem kurzen Verbindungsabbruch auf zwischengespeicherte Daten zurückgreift – damit die Küche nie versehentlich veraltete Bestellstände sieht und etwa eine bereits stornierte oder längst erledigte Position doppelt zubereitet.

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Träger-App

Web-App · für die Auslieferung

Zeigt, welche fertigen Tabletts gerade warten und zu welchem Tisch sie gehören – am eigenen Handy statt per Zuruf durch die Küche oder ständigem Nachfragen, was als Nächstes dran ist.

Digitale Koordination statt Zuruf und Nachfragen

Ohne FestPilot läuft die Auslieferung an einem Vereinsfest oft über Zuruf: Ein Träger fragt in der Küche nach, was als Nächstes fertig ist, oder wartet einfach in der Nähe, bis ihm jemand ein Tablett in die Hand drückt. Mit der Träger-App entfällt dieses Warten und Nachfragen komplett – jeder Träger sieht am eigenen Handy jederzeit, welche Tabletts gerade bereitstehen und zu welchem Tisch sie gehören, und kann sich unabhängig von der Küche selbst organisieren.

Vier Registerkarten, automatisch passend umgeschaltet

Alle zeigt jedes bereitgestellte Tablett unabhängig vom Status. Verfügbar zeigt nur, was noch niemand übernommen hat. Meine zeigt die eigenen, gerade übernommenen Tabletts. In Auslieferung zeigt, was aktuell von anderen Trägern unterwegs ist – praktisch, um bei mehreren gleichzeitig arbeitenden Trägern nicht doppelt zum selben Tisch zu laufen. Die App wechselt die Registerkarte dabei von selbst: nach einer Übernahme springt sie automatisch auf „Meine“, damit sofort klar ist, was gerade zu tragen ist, und nach dem Ausliefern automatisch zurück auf „Verfügbar“, damit der Träger ohne manuelles Umschalten gleich das nächste freie Tablett sieht.

Tablett übernehmen verhindert Doppelarbeit

Ein Antippen von „Übernehmen“ reserviert das Tablett verbindlich für diesen Träger. Der Vorgang ist so abgesichert, dass zwei Träger nicht gleichzeitig dasselbe Tablett holen können, selbst wenn beide im selben Moment auf „Übernehmen“ tippen – einer bekommt eine Rückmeldung, dass es bereits vergeben ist, bevor er unnötig zum Tisch läuft und dort feststellt, dass ein Kollege schon dort war. Das erspart gerade bei mehreren gleichzeitig eingesetzten Trägern unnötige Wege und Verwirrung darüber, wer wofür zuständig ist.

Automatische Freigabe bei Vergesslichkeit

Wird ein übernommenes Tablett nicht innerhalb einer festgelegten Zeitspanne als ausgeliefert bestätigt (Standard: 10 Minuten, einstellbar), gibt es sich von selbst wieder für andere Träger frei. Das verhindert, dass ein vergessenes, abgebrochenes oder etwa wegen eines Gesprächs unterwegs verzögertes Vorhaben ein Tablett dauerhaft blockiert und andere Gäste unnötig lange auf ihre Bestellung warten lässt.

Einzeln bestätigen oder alle auf einmal

Jede Tablett-Karte hat einen eigenen „Ausgeliefert“-Button für den einzelnen Fall. Hat ein Träger mehrere Tabletts gleichzeitig übernommen, etwa weil mehrere Tische in derselben Ecke des Festgeländes liegen und sich der Umweg für einen einzelnen Weg lohnt, erscheint zusätzlich ein Sammel-Button „Alle X Tabletts ausliefern“, der alle eigenen offenen Übernahmen in einem Schritt abschließt, statt jedes einzeln bestätigen zu müssen.

Historie der letzten Auslieferungen

Ein eigener Bereich „Zuletzt ausgeliefert“ zeigt die Auslieferungen der letzten acht Stunden, gruppiert nach Zeitpunkt und Tisch – nützlich, um im Nachhinein nachzuvollziehen, ob ein bestimmter Tisch sein Tablett schon bekommen hat, falls ein Gast danach fragt. Angezeigt werden dabei ausschließlich die eigenen Auslieferungen des gerade angemeldeten Trägers, nicht die von Kolleginnen und Kollegen – jeder sieht nur seinen eigenen Verlauf und wird nicht durch die Historie anderer abgelenkt.

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Kassa & Zahlung

Teil der Kellner-App

Das Kassieren passiert direkt am Tisch in der Kellner-App – kein separates Kassenterminal, kein Weg zu einer zentralen Kasse. Hier die Zahlungsfunktionen im Detail.

Kellner-App: Rechnung mit Positionsauswahl

Kassieren ohne separates Kassenterminal

Weil das Kassieren direkt in der Kellner-App integriert ist, muss kein Gast an eine zentrale Kasse geschickt oder ein separates Kartenterminal zum Tisch getragen werden. Der Kellner öffnet am Tisch die Rechnung, wählt die Zahlungsart und schließt den Vorgang ab, alles auf demselben Gerät, mit dem auch bestellt wurde. Das spart nicht nur Wege, sondern auch die Anschaffung eines eigenen, oft teuren Kassenautomaten samt Aufstellung und Absicherung am Festgelände.

Voll- oder Teilzahlung nach Wunsch

Standardmäßig werden mit einem Klick alle offenen Positionen eines Tisches auf einmal abgerechnet. Genauso lässt sich aber nur eine Auswahl an Positionen markieren und separat kassieren – etwa wenn ein Gast vorzeitig zahlen und gehen möchte, während der Rest der Gruppe noch bleibt und später weiter konsumiert und irgendwann eigenständig abrechnet.

Bar oder Karte

Beim Kassieren wird die Zahlungsart erfasst und mit der Bestellung gespeichert – wichtig für die spätere Auswertung, die Umsatz nach Zahlungsart aufschlüsselt und damit zum Beispiel zeigt, wie viel vom eingenommenen Bargeld am Ende der Veranstaltung tatsächlich in der Kassa liegen sollte.

Nur-Bar-Modus für Veranstaltungen ohne Kartenterminal

Bietet die Veranstaltung gar keine Kartenzahlung an, weil zum Beispiel kein Kartenterminal angeschafft wurde oder am Festgelände kein stabiles Mobilfunknetz für Kartenzahlungen zur Verfügung steht, lässt sich das zentral in den Einstellungen abschalten. Danach verschwindet die Kartenauswahl in der Kellner-App komplett, und „Bar“ wird beim Öffnen der Rechnung automatisch vorausgewählt – der Kellner muss also nicht einmal mehr eine Zahlungsart antippen, sondern kann direkt kassieren, was den Bezahlvorgang bei reinen Bar-Veranstaltungen noch weiter beschleunigt.

Markerl-Auszahlung direkt nach dem Kassieren

Wird an einem Markerlverkauf-Tisch kassiert, zeigt die App unmittelbar nach der Zahlung eine Übersicht, wie viele Marken welcher Farbe an den Käufer auszugeben sind – berechnet aus der bezahlten Summe und den hinterlegten Preis-Farb-Zuordnungen, ohne dass von Hand nachgezählt oder auf einem Zettel mitgerechnet werden muss. Das ist besonders an stark frequentierten Marken-Verkaufsständen ein spürbarer Zeitgewinn.

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Admin-Bereich

Web-Oberfläche · für Vereinsverantwortliche

Die zentrale Verwaltung für alles, was vor und zwischen den Festen eingerichtet wird – als reine Web-Oberfläche, ganz ohne Installation, von jedem Gerät mit Internetzugang aus erreichbar.

Verwaltung von überall, nicht ans Festgelände gebunden

Weil der Admin-Bereich eine reine Web-Oberfläche ist, muss dafür weder am Festgelände noch überhaupt vor Ort etwas installiert werden. Die gesamte Einrichtung – Produkte anlegen, Preise festlegen, Tische einteilen, Benutzer anlegen – lässt sich bequem in den Wochen vor dem Fest von zuhause, aus dem Büro oder dem Vereinslokal erledigen, einzeln oder aufgeteilt auf mehrere Personen, die gleichzeitig an unterschiedlichen Teilen arbeiten. Am Festgelände selbst wird der Admin-Bereich meist gar nicht mehr gebraucht, außer um während der Veranstaltung schnell einen Preis zu korrigieren oder einen zusätzlichen Benutzer freizuschalten.

Veranstaltungen anlegen und steuern

Jede Veranstaltung bekommt Bezeichnung, Datum, Ort und optionale Notizen. Der Status (Geplant, Aktiv, Abgeschlossen) lässt sich direkt in der Liste per Auswahlfeld umschalten, ohne eine eigene Bearbeiten-Maske öffnen zu müssen. Nach einer Veranstaltung können alle Bestelldaten – auf Wunsch inklusive der veranstaltungsspezifischen Preis-Anpassungen – gezielt zurückgesetzt werden, während Produkte, Tabletts und Benutzer als Stammdaten erhalten bleiben und beim nächsten Fest sofort wieder zur Verfügung stehen, ohne alles neu anlegen zu müssen.

Produkte & Kategorien

Jedes Produkt gehört zu einer Kategorie (z. B. „Ausschank“, „Speisen“, „Kaffee & Kuchen“), die wiederum eine eigene Farbe zur Wiedererkennung bekommt – dieselbe Farbe taucht dann auch in der Terminal-Filterleiste und in der Auswertung wieder auf, sodass ein Produkt vom Anlegen bis zur Auswertung visuell konsistent zuordenbar bleibt. Preise lassen sich je Veranstaltung überschreiben, ohne den Grundpreis dauerhaft zu ändern – praktisch, wenn ein Produkt bei einem bestimmten Fest einmalig zu einem Sonderpreis angeboten werden soll. Standardnotizen werden hier ebenfalls je Produkt hinterlegt und stehen dann in der Kellner-App als Schnellauswahl zur Verfügung, statt bei jeder Bestellung erneut eingetippt werden zu müssen.

Tische & Bereiche

Tische werden Bereichen zugeordnet (z. B. Innenraum, Terrasse) und bekommen eine Sitzplatzkapazität als Orientierungshilfe. Ein eigenes Kennzeichen „Markerlverkauf“ markiert Tische, an denen keine klassische Bestellung, sondern ausschließlich Wertmarken verkauft werden – solche Tische erscheinen dadurch weder im Küchen-Terminal noch in der Produktionsübersicht, weil dort schlicht nichts zubereitet werden muss.

Tabletts

Physische Serviertabletts werden hier einmalig angelegt, benannt und optional einer Produktkategorie bzw. Station zugeordnet – genau diese Zuordnung entscheidet später, welches Tablett im Terminal bei welchem Kategorie-Filter erscheint, sodass ein Ausschank-Tablett nicht versehentlich in der Speisen-Produktion auftaucht.

Benutzer & Rollen

Jeder Benutzer bekommt eine primäre Rolle: Kellner, Produktionsübersicht/Terminal, Träger, Analyse oder Admin – sie bestimmt, in welche App nach dem Login automatisch weitergeleitet wird, sodass jede Person nach der Anmeldung sofort in der für sie richtigen Ansicht landet. Diese primäre Rolle lässt sich jederzeit nachträglich ändern, ohne den Benutzer neu anlegen zu müssen, etwa wenn jemand dauerhaft von der Küche in den Ausschank wechselt.

Zusätzlich lassen sich einem Benutzer beliebig viele Zusatzrollen zuweisen – etwa jemandem, der normalerweise als Kellner arbeitet, aber bei Bedarf auch als Träger aushelfen soll. Der Button „🔀 Zusatzrollen" in der Benutzerliste öffnet dafür eine einfache Checkbox-Auswahl aller im Mandanten verfügbaren Rollen. Zugewiesene Zusatzrollen erscheinen danach als kleine Badges direkt neben der primären Rolle in der Liste, und der Rollenfilter oben in der Liste findet einen Benutzer auch dann, wenn die gesuchte Rolle nur als Zusatzrolle hinterlegt ist, nicht nur als primäre Rolle. Diese Zusatzrollen sind die Grundlage für die Rollenauswahl beim Login und den Rollen-Wechsel per Wisch-Geste, wie im Abschnitt „Warum FestPilot anders ist" weiter oben beschrieben.

Markerlfarben

Für den Markerlverkauf wird hier jeder Preisstufe eine eigene, frei wählbare Farbe zugeordnet. Diese Zuordnung ist die Grundlage sowohl für die Warenkorb-Vorschau in der Kellner-App als auch für die Auszahlungs-Übersicht nach dem Kassieren, und muss nur einmal pro Verein eingerichtet werden, nicht für jede Veranstaltung neu.

Einstellungen mit Erklärtext

Alle veranstalterspezifischen Optionen – etwa ob Kartenzahlung angeboten wird, wie oft das Notiz-Fenster erscheint, wie lange ein Träger ein Tablett maximal reservieren darf oder wie groß der Offline-Puffer der Kellner-App ist – sind an einer Stelle gesammelt. Zu jeder Einstellung steht eine kurze, allgemein verständliche Erklärung direkt daneben, sodass nicht geraten werden muss, was ein technischer Schlüssel wie „Kellner.KartenzahlungAktiv“ bedeutet – auch für jemanden, der FestPilot zum ersten Mal einrichtet und keinerlei technischen Hintergrund hat.

Mandantenverwaltung für mehrere Kunden

Wird FestPilot von einem Betreiber für mehrere Vereine oder Kunden gleichzeitig eingesetzt, verwaltet die Mandantenübersicht alle Kunden getrennt voneinander – jeder Mandant sieht ausschließlich seine eigenen Veranstaltungen, Produkte und Benutzer und hat keinen Einblick in die Daten eines anderen Mandanten, selbst wenn beide auf demselben System laufen.

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Auswertung & Dashboard

Web-Oberfläche · live und im Nachhinein

Zwei Ansichten für unterschiedliche Momente: während des Fests der schnelle Überblick, danach die vollständige Auswertung – Daten, die bei einem papierbasierten System so überhaupt nicht anfallen würden.

Produktionsübersicht – live während der Veranstaltung

Zeigt in Echtzeit, welche Produkte gerade noch produziert werden müssen, gruppiert nach Produkt statt nach Tisch – so sieht die Küche auf einen Blick „12× Leberkäse noch offen“, statt einzelne Bons durchzählen oder mehrere Zettel gedanklich zusammenrechnen zu müssen. Wartet ein Produkt zu lange (Standard: 15 Minuten, einstellbar), wird es farblich als Alarm hervorgehoben, damit es nicht in der Hektik übersehen wird. Auch diese Ansicht lässt sich nach Produktkategorie filtern, sodass sich zum Beispiel ausschließlich für die Küche relevante Speisen anzeigen lassen, ohne durch Getränke abgelenkt zu werden.

Umsatz-Verlauf

Ein Liniendiagramm zeigt den Umsatz über die gesamte Dauer der Veranstaltung – nicht nur die letzten 24 Stunden –, damit auch mehrtägige Feste vollständig nachvollzogen werden können, inklusive einer nachträglichen Betrachtung nach Veranstaltungsende. So lässt sich zum Beispiel erkennen, an welcher Tageszeit oder an welchem Tag eines mehrtägigen Fests der Umsatz besonders hoch war, um beim nächsten Mal Personal und Warenbestand gezielter zu planen.

Top-Produkte & Umsatz pro Kellner

Balkendiagramme zeigen, welche Produkte am häufigsten bzw. umsatzstärksten verkauft wurden und wie viel Umsatz jeder einzelne Kellner erzielt hat – nützlich sowohl für die Nachbestellung von Ware während eines mehrtägigen Fests als auch für die Personalplanung beim nächsten Fest, etwa um zu erkennen, an welchem Tisch oder in welchem Bereich tendenziell mehr Betrieb herrscht.

Verteilung nach Kategorie und Zahlungsart

Zwei Kreisdiagramme schlüsseln den Umsatz einmal nach Produktkategorie (z. B. wie viel Prozent auf Ausschank vs. Speisen entfällt) und einmal nach Zahlungsart (Bar vs. Karte) auf. Letzteres ist besonders bei der Kassa-Abrechnung am Ende des Fests hilfreich, weil sich der erwartete Bar-Bestand direkt mit der tatsächlichen Kassa vergleichen lässt.

Kennzahlen auf einen Blick

Kompakte Kennzahlen-Kacheln zeigen Gesamtumsatz, Anzahl der Bestellungen, durchschnittlichen Bestellwert, Anzahl bedienter Tische, Anzahl aktiver Kellner und die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Bestellung von der Aufnahme bis zum Abschluss. Diese Kennzahlen stehen unmittelbar nach Ende der Veranstaltung zur Verfügung, ganz ohne dass jemand händisch Bons zusammenzählen oder Kassenbücher auswerten müsste.

Was FestPilot kann – im Detail